Blog
Zarządzanie nieruchomościami
Zapraszamy do zapoznania się z artykułami przygotowanymi przez specjalistów Komodium sp. z o.o. w sprawach ważnych dla wspólnot mieszkaniowych
Próba dyscyplinowania właścicieli do podawania faktycznej liczby osób mieszkających w danym lokalu - stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych # 1
W związku z tym, iż niektórzy właściciele zaniżają liczbę osób faktycznie mieszkających w danym lokalu, jedna ze wspólnot mieszkaniowych rozważała, czy możliwe jest wywieszenie na klatce schodowej zbiorczej listy, która nie zawiera niczyich imion i nazwisk, lecz jedynie numer lokalu i liczbę osób zgłoszonych jako w nim mieszkające. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazał (Newsletter nr 9/2020, wrzesień 2020 r.), że taka praktyka byłaby jednak nieuprawniona.
W zaprezentowanym stanowisku organu można przeczytać, że Urząd Ochrony Danych Osobowych od lat konsekwentnie prezentuje stanowisko, że brak jest podstaw prawnych do udostępniania (np. poprzez wywieszanie w gablotach informacyjnych na klatkach schodowych czy w innych miejscach dostępnych dla nieograniczonego kręgu osób) takich informacji, które wskazują na ewentualne zaległości w opłatach. Informacje te stanowią dane osobowe i muszą być przetwarzane z poszanowaniem zasad określonych w RODO, w tym legalizmu, minimalizacji danych oraz ograniczenia celu przetwarzania.
Zatem wspólnota mieszkaniowa powinna przetwarzać tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na wskazany cel zbierania danych. Nie powinna również podejmować działań, które w istocie polegają na weryfikacji posiadanych danych przez ogół lokatorów, z których nie wszyscy mogą być członkami wspólnoty mieszkaniowej uprawnionymi (na mocy art. 27 ustawy o własności lokali) do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną.
Oprac. Zespół Komodium.pl
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl
Może zainteresować cię także artykuł:
Zebrania właścicieli lokali (wspólnot mieszkaniowych) w czasie pandemii # 2
Zgodnie z przepisem art. 30 ust. 1 ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w akcie notarialnym, jest obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. W wypadku gdy zarząd lub zarządca nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie wskazanym wyżej, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.
Obecny rok miał być pod tym względem, specyficzny. Obowiązek organizacji zebrań rozciągnięty został przez ustawodawcę bowiem również na wspólnoty mieszkaniowe powołane na nieruchomościach, w których znajduje się od czterech do siedmiu lokali - te od 1 stycznia stały się dużymi wspólnotami mieszkaniowymi ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Większość wspólnot mieszkaniowych odbywa roczne zebrania w marcu, a w przypadku wielu wspólnot, które zwlekały ze zwołaniem zebrania na koniec ustawowego terminu, zebrania się jednak nie odbyły. 14 marca bieżącego roku wprowadzono bowiem stan zagrożenia epidemicznego, a następnie od 20 marca stan epidemii, który trwa aż po dziś dzień.
Istniejące obostrzenia sanitarne zablokowały możliwość przeprowadzenia zebrania wspólnot mieszkaniowych w bezpiecznych warunkach. Czy to oznacza, że zarządy albo zarządców czekają sankcje? Na te pytanie odpowiada art. 90 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem,
przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, który wyszedł naprzeciw takim sytuacjom przedłużając ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali o 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. To oznacza, że zarząd albo zarządca może powstrzymać się ze zwołaniem zebrania, aż do upływu przedłużonego terminu.
Należy jednak też wyraźnie zaznaczyć, że nie ma przeciwwskazań prawnych, aby przy zachowaniu zaostrzonego
reżimu sanitarnego zebranie właścicieli lokali się odbyło.
Aby nie blokować prawidłowego funkcjonowania wspólnoty w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego i uchwalić
plany gospodarcze, czy niezbędne stawki opłat i zaliczek wiele wspólnot mieszkaniowych podjęło uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez organizowania zebrania właścicieli.
Takie rozwiązanie pozwala naograniczenie ryzyka zachorowania na COVID-19 oraz pozwala na racjonalne prowadzenie gospodarki środkami wspólnoty mieszkaniowej, w oparciu o przyjęte przez właścicieli lokali założenia.
Oprac. Zespół Komodium.pl
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl
O prawidłowym doręczaniu korespondencji we wspólnocie mieszkaniowej raz jeszcze # 3
W październikowym newsletterze dla inspektorów ochrony danych (nr 10/2020 (19)) PUODO wrócił do sprawy doręczania korespondencji we wspólnocie. Jak to już PUODO wskazywał w wydaniu nr 7/2019 newslettera „wspólnota mieszkaniowa powinna w taki sposób zorganizować doręczanie wszelkiej korespondencji zawierającej dane osobowe jej członków, aby skutecznie chronić je przed dostępem osób trzecich”. Informowaliśmy również, że „nieuprawnione jest wrzucanie jej do skrzynek pocztowych bez odpowiedniego zabezpieczenia, gwarantującego, że dostępu do takich danych nie uzyskają osoby nieuprawnione, np. wynajmujące mieszkania, które nie mają prawa do zapoznawania się z tego typu informacjami”.
O tym, że nie wszystkie podmioty o tym pamiętają, świadczy m.in. sprawa rozstrzygnięta wydaną niedawno decyzją Prezesa UODO (ZSPU.440.564.2019), mocą której organ nadzorczy udzielił zarządcy nieruchomości upomnienia za to, że jednemu z członków wspólnoty mieszkaniowej dostarczał korespondencję bezpośrednio do skrzynki pocztowej bez żadnego zabezpieczenia, chociażby w zaklejonej i zaadresowanej na jego dane kopercie. Ponadto Prezes UODO, stwierdzając naruszenie przez zarządcę obowiązków, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. f, art. 24 i art. 32 RODO,nakazał mu zastosowanie odpowiednich środków mających na celu właściwe zabezpieczenie danych osobowych członków wspólnoty przed dostępem osób nieuprawnionych.
W wydanej decyzji podkreślił, że przekazywanie korespondencji w formie otwartej może prowadzićdo udostępnienia szerokiego zakresu danych osobowych na rzecz osób trzecich, np. poprzez odebranie jej przez najemcę mieszkania, do którego przynależy skrzynka pocztowa, czy omyłkowe pozostawienie jej w oddawczej skrzynce pocztowej innego mieszkańca nieruchomości.
Zgodnie z RODO administrator danych powinien stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne przy przetwarzaniu danych osobowych. Dostarczanie korespondencji bez jakiegokolwiek zabezpieczenia łamie tą zasadę. Wobec czego należy zgodzić się z zaprezentowanym stanowiskiem organu.
Oprac. Zespół Komodium.pl
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl
Skontaktuj się z nami
Jeśli chcesz skontaktować się z naszymi specjalistami możesz zrobić drogą elektroniczną przez pocztę email, przez telefon lub odwiedzić nas stacjonarnie.
Komodium Sp. z o.o. ul. Olesińska 21 lok 120 (piętro 1, ze schodów po prawej) 02-548 Warszawa
komodium@komodium.pl
22 898 16 22